8 CAUSAS DE FRACASO EN UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Llegar al punto donde se ha logrado  tener un plan de mantenimiento preventivo definido; con recursos y personal asignados, con una gerencia expectante y comprometida, pareciera ser un escenario exitoso.  Sin embargo el momento en el  que el plan comienza a operar constituye el verdadero reto del jefe de sección y su grupo de trabajo. Salvo inconvenientes  infaltables en los inicios, se espera que al cabo de un tiempo ( tres, tal vez cuatro meses ), los resultados comiencen a verse. El primer indicador contundente es la evidencia de una mejora en la  continuidad de la producción a causa de un incremento en la disponibilidad de los equipos. Este resultado  brinda un compás de espera al logro del objetivo principal :la disminución de los costos de mantenimiento, con un desempeño eficiente y estable del equipo productivo. Asi es el proceso normal de implantación del plan y  debe cumplirse  en la mayoría de los casos. Pero cuidado;  cuando los resultados no se ven en un tiempo prudente, cuando   en vez de mejorar se afecta negativamente el sistema productivo a causa del factor mantenimiento, es probable que tenga que ver con algunos  de los siguientes factores:

  1. Falta de sintonía con la sección producción

    Al no existir una buena coordinación entre las dos secciones en lo referente a los tiempos de parada de los equipos a mantener, se va a ocasionar mayor desorden  en el proceso productivo, responsabilizando a mantenimiento y creando mas desavenencias de las habituales entre los dos grupos.  En muchas empresas pequeñas no hay una separación clara entre estas dos secciones, por lo general el Jefe de producción maneja todo lo relacionado con los equipos y distribuye los tiempos para actividades de producción y mantenimiento; en este caso se depende del apoyo de este personaje y de su tendencia a favorecer  una u otra actividad. De todas formas si esa es la organización que existe en determinada empresa, debe ser capaz de solventar esta situación.

  2. Plan demasiado amplio

    Al iniciar un PLAN de mantenimiento, así se  disponga de  buenos operarios, con adecuada capacitación y experiencia, es importante hacerlo gradualmente. Se debe evitar abarcar todo el sistema productivo de una sola vez. Concentrar los esfuerzos iniciales en los equipos críticos que  causarían la parálisis de la producción en el evento de producirse una falla. Familiarizarse con los procedimientos y actividades de prevención, corroborar los efectos positivos sobre su desempeño en un plazo prudente y mostrar  a la gerencia los resultados con datos concretos.

  3. Plan demasiado rígido

    Debe existir cierta flexibilidad en los procesos de inspección y las reparaciones derivadas de ellas. Por ejemplo   postergar un día o unas horas la parada  de un equipo para mantenimiento, dando a producción la oportunidad  de lograr una meta propuesta. Manejar algunas situaciones eventuales donde se aplace una reparación y se permita la operación del equipo para bien de la producción, son muestras de flexibilidad  positiva. No se trata de hacer cesiones de tiempo por simple capricho de producción, tampoco de dejar operar un equipo que pueda estar requiriendo mantenimiento urgente, se trata de crear un ambiente favorable que motive al personal involucrado.

  4. Plan no es seguido como se planteo

    Es casi el opuesto al punto anterior tiene que ver principalmente con los operarios encargados de la ejecución: por ejemplo: en las inspecciones  se pasan por alto ciertas tareas por simple confianza o desidia o se introducen otras que no corresponden a la rutina en ejecución,  sin un análisis previo.  El flujo de la información no sigue la secuencia diseñada. Los insumos requeridos tardan mas de lo esperado o no están disponibles. Todos estos eventos fuera de lugar  producen el caos al cabo de cierto tiempo. Una deficiente supervisión es la causante de este fallo..

  5. Perdida de apoyo gerencial

    Al no ver resultados positivos  rápidamente hay desespero en la gerencia, la producción no mejora, los gastos se aumentan a causa de tener mas personal laborando,  aumentan las horas extras y la demanda de insumos y repuestos para el equipo ; la solución fácil e inmediata es culpar al nuevo plan de mantenimiento.  Es muy probable que así sea, por esto mismo es importante ser claro desde el inicio sobre los tiempos estimados de arranque y consolidación y de los inconvenientes que pueden presentarse.

  6. Exceso de trámites y papeles:

    No es necesario completar y firmar formatos para cada etapa del proceso,  es muy importante un diseño simple de un documento de apoyo y soporte para el  manejo y ejecución de las ordenes de trabajo. Lo mismo ocurre con la información resultante de las inspecciones y reparaciones que se realizan. Demasiadas firmas, aprobaciones, autorizaciones; solamente dilatan la ejecución y aumentan  los tiempos estimados  de paradas de equipo.

  7. Falta de liderazgo:

    El jefe de mantenimiento es el responsable del grupo de trabajo, es quien se relaciona con las demás secciones incluida la gerencia,  debe estar involucrado al 100% en  su misión, tener claras las metas y la suficiente  confianza en la delegación de actividades a su equipo.

  8. No existe retroalimentación

    Se suele comenzar un plan de mantenimiento con una  secuencia de rutinas bastante amplia pues se pretende tener bajo control todas los eventos de fallas posibles. Al irse consolidando el plan y observando resultados positivos se van evidenciando rutinas que podrían ejecutarse a un mayor plazo o caso contrario se descubren situaciones que no estaban presupuestadas en un comienzo, de esto se trata la retroalimentación. Modificar actividades de acuerdo al desarrollo del plan. Se aplica para todas las instancias; es decir, en las rutinas de inspección, en el flujo de la información, en el movimiento de insumos y repuestos, en las necesidades de personal y herramientas.

En el evento de enfrentar una situación de este tipo que ponga en riesgo la continuidad de un plan que probablemente  esta comenzando a aplicarse, tomar las siguientes acciones:

Analizar la situación con todo el grupo de trabajo

Debe ser una evaluación clara, item por item, estableciendo responsabilidades por cada puesto de trabajo de forma constructiva. De esta forma identificar  uno o varios puntos donde se este fallando.

Buscar asesoría

Es de gran ayuda que una persona con experiencia en el  tema analice el caso. Puede ser un colega, un profesional en la materia, un asesor independiente.  En lo posible alguien ajeno a la empresa que pueda diagnosticar objetivamente cuales son las causas y proponer soluciones. 

Replantear acciones

Una vez encontradas las fallas cometidas, reconsiderar los procedimientos; puede faltar mano de obra, las herramientas son insuficientes, el personal tiene alguna dificultad técnica, los tiempos estimados no son suficientes. Solucionar en teoría los problemas antes de proseguir.

Recuperar la confianza de la Gerencia

No es tarea fácil , sin embargo, haber llegado a esa instancia, con toda una infraestructura montada merece otra oportunidad mas cuando se ha hecho un autoanalisis y se han detectado fallas que son superables. Muy importante exponer francamente lo acontecido, reconocer fallos y reintentarlo. Es la acción más complicada de solventar ya que se escapa de la función puramente técnica y operativa;  depende en gran parte del tacto y la actitud del jefe de mantenimiento y su relación con la gerencia.

Reevaluar el personal del equipo

Desafortunadamente es la parte  desagradable, luego de la evaluación y diagnostico del caso muchas veces se concluye que el factor humano esta siendo el causante del problema y  una o varias personas del equipo no cumplen las expectativas en cuanto a su función técnica; hay dos posibilidades reentrenar o renovar. Depende de cada organización, el jefe del equipo es quien tiene el conocimiento de su personal y a el corresponde  tomar la decisión. 

Para sentenciar el FRACASO  de un proceso, deben haberse agotado muchos recursos, evaluado y replanteado igual numero de alternativas; no es usual que esto ocurra y si así sucede es probable que influyan otros factores ajenos a producción y mantenimiento.