8 CAUSAS DE FRACASO EN UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Llegar al punto donde se ha logrado  tener un plan de mantenimiento preventivo definido; con recursos y personal asignados, con una gerencia expectante y comprometida, pareciera ser un escenario exitoso;  sin embargo el momento en el  que el plan comienza a operar constituye el verdadero reto del jefe de sección y su grupo de trabajo. Salvo inconvenientes  infaltables en los inicios, se espera que al cabo de un tiempo ( tres, tal vez cuatro meses ), los resultados comiencen a verse;  el primer indicador contundente es la evidencia de una mejora en la  continuidad de la producción a causa de un incremento en la disponibilidad de los equipos, este resultado  brinda un compás de espera al logro del objetivo principal :la disminución de los costos de mantenimiento, con un desempeño eficiente y estable del equipo productivo.   Este es el proceso normal de implantación del plan y  debe cumplirse  en la mayoría de los casos. Pero cuidado;  cuando los resultados no se ven en un tiempo prudente, cuando   en vez de mejorar se afecta negativamente el sistema productivo a causa del factor mantenimiento, es probable que tenga que ver con algunos  de los siguientes factores:

  1. Falta de sintonía con la sección producción

    Al no existir una buena coordinación entre las dos secciones en lo referente a los tiempos de parada de los equipos a mantener, se va a ocasionar mayor desorden  en el proceso productivo, responsabilizando a mantenimiento y creando mas desavenencias de las habituales entre los dos grupos.  En muchas empresas pequeñas no hay una separación clara entre estas dos secciones, por lo general el Jefe de producción maneja todo lo relacionado con los equipos y distribuye los tiempos para actividades de producción y mantenimiento; en este caso se depende del apoyo de este personaje y de su tendencia a favorecer  una u otra actividad. De todas formas si esa es la organización que existe en determinada empresa, debe ser capaz de solventar esta situación.

  2. Plan demasiado amplio

    Al iniciar un PLAN de mantenimiento, así se  disponga de  buenos operarios, con adecuada capacitación y experiencia, es importante hacerlo gradualmente,  no pretender abarcar todo el sistema productivo de una sola vez. Concentrar los esfuerzos iniciales en los equipos críticos que  causarían la parálisis de la producción en el evento de producirse una falla, familiarizarse con los procedimientos y actividades de prevención, corroborar los efectos positivos sobre su desempeño en un plazo prudente y mostrar  a la gerencia los resultados con datos concretos.

  3. Plan demasiado rígido

    Debe existir cierta flexibilidad en los procesos de inspección y las reparaciones derivadas de ellas. Por ejemplo   postergar un día o unas horas la parada  de un equipo para mantenimiento, dando a producción la oportunidad  de lograr una meta propuesta; manejar algunas situaciones eventuales donde se aplace una reparación y se permita la operación del equipo para bien de la producción, son muestras de flexibilidad  positiva. No se trata de hacer cesiones de tiempo por simple capricho de producción, tampoco de dejar operar un equipo que pueda estar requiriendo mantenimiento urgente, se trata de crear un ambiente favorable que motive al personal involucrado.

  4. Plan no es seguido como se planteo

    Es casi el opuesto al punto anterior tiene que ver principalmente con los operarios encargados de la ejecución: por ejemplo: en las inspecciones  se pasan por alto ciertas tareas por simple confianza o desidia o se introducen otras que no corresponden a la rutina en ejecución,  sin un análisis previo;  el flujo de la información no sigue la secuencia diseñada; los insumos requeridos tardan mas de lo esperado o no están disponibles. Todos estos eventos fuera de lugar  producen el caos al cabo de cierto tiempo. Una deficiente supervisión es la causante de este fallo..

  5. Perdida de apoyo gerencial

    Al no ver resultados positivos  rápidamente hay desespero en la gerencia, la producción no mejora, los gastos se aumentan a causa de tener mas personal laborando,  aumentan las horas extras y la demanda de insumos y repuestos para el equipo ; la solución fácil e inmediata es culpar al nuevo plan de mantenimiento.  Es muy probable que así sea, por esto mismo es importante ser claro desde el inicio sobre los tiempos estimados de arranque y consolidación y de los inconvenientes que pueden presentarse.

  6. Exceso de trámites y papeles:

    No es necesario completar y firmar formatos para cada etapa del proceso,  es muy importante un diseño simple de un documento de apoyo y soporte para el  manejo y ejecución de las ordenes de trabajo; lo mismo ocurre con la información resultante de las inspecciones y reparaciones que se realizan. Demasiadas firmas, aprobaciones, autorizaciones; solamente dilatan la ejecución y aumentan  los tiempos estimados  de paradas de equipo.

  7. Falta de liderazgo:

    El jefe de mantenimiento es el responsable del grupo de trabajo, es quien se relaciona con las demás secciones incluida la gerencia,  debe estar involucrado al 100% en  su misión, tener claras las metas y la suficiente  confianza en la delegación de actividades a su equipo.

  8. No existe retroalimentación

    Se suele comenzar un plan de mantenimiento con una  secuencia de rutinas bastante amplia pues se pretende tener bajo control todas los eventos de fallas posibles; al irse consolidando el plan y observando resultados positivos se van evidenciando rutinas que podrían ejecutarse a un mayor plazo o caso contrario se descubren situaciones que no estaban presupuestadas en un comienzo, de esto se trata la retroalimentación; modificar actividades de acuerdo al desarrollo del plan. Se aplica para todas las instancias; es decir, en las rutinas de inspección, en el flujo de la información, en el movimiento de insumos y repuestos, en las necesidades de personal y herramientas.

En el evento de enfrentar una situación de este tipo que ponga en riesgo la continuidad de un plan que probablemente  esta comenzando a aplicarse, tomar las siguientes acciones:

Analizar la situación con todo el grupo de trabajo

Debe ser una evaluación clara, item por item, estableciendo responsabilidades por cada puesto de trabajo de forma constructiva, para identificar  uno o varios puntos donde se este fallando.

Buscar asesoría

Es de gran ayuda que una persona con experiencia en el  tema analice el caso, puede ser un colega, un profesional en la materia, un asesor independiente;  en lo posible alguien ajeno a la empresa que pueda diagnosticar objetivamente cuales son las causas y proponer soluciones. 

Replantear acciones

Una vez encontradas las fallas cometidas, reconsiderar los procedimientos; puede faltar mano de obra, las herramientas son insuficientes, el personal tiene alguna dificultad técnica, los tiempos estimados no son suficientes. Solucionar en teoría los problemas antes de proseguir.

Recuperar la confianza de la Gerencia

No es tarea fácil , sin embargo, haber llegado a esa instancia, con toda una infraestructura montada merece otra oportunidad mas cuando se ha hecho un autoanalisis y se han detectado fallas que son superables. Muy importante exponer francamente lo acontecido, reconocer fallos y reintentarlo. Es la acción más complicada de solventar ya que se escapa de la función puramente técnica y operativa;  depende en gran parte del tacto y la actitud del jefe de mantenimiento y su relación con la gerencia.

Reevaluar el personal del equipo

Desafortunadamente es la parte  desagradable, luego de la evaluación y diagnostico del caso muchas veces se concluye que el factor humano esta siendo el causante del problema y  una o varias personas del equipo no cumplen las expectativas en cuanto a su función técnica; hay dos posibilidades reentrenar o renovar. Depende de cada organización, el jefe del equipo es quien tiene el conocimiento de su personal y a el corresponde  tomar la decisión. 

Para sentenciar el FRACASO  de un proceso, deben haberse agotado muchos recursos, evaluado y replanteado igual numero de alternativas; no es usual que esto ocurra y si así sucede es probable que influyan otros factores ajenos a producción y mantenimiento.

QUE ES VIDA UTIL DE UNA MAQUINA

Dos palabras, dos significados; se puede hablar de vida útil de un equipo bajo dos aspectos diferentes: Financiero y operativo; ambos se refieren al lapso de tiempo en el que el equipo esta vigente dentro de una empresa de acuerdo a  cada punto de vista; el financiero depende de las políticas empresariales y contables mientras que el operativo tiene que ver con la propia naturaleza de una máquina: productividad, tecnología, mecánica, mantenimiento. Este artículo trata exclusivamente de la vida útil operativa que se define  como el ciclo en el  que un equipo puede desempeñar la labor para la que fue diseñado,  de una manera eficiente y segura.

Existen estándares o normas establecidas de acuerdo al tipo de industria, que indican cual es la vida útil esperada de un equipo; aunque es un indicador importante  que se ha obtenido con base en  estudios realizados por expertos, en situaciones reales; finalmente el resultado tiene mucho que ver con el  cuidado  que se le ha prestado a lo largo de su vida , en especial en su mantenimiento.

Como ejemplo se pueden ver algunas estimaciones  de vida útil para diferentes equipos e industrias:

Buque transportador de Petroleo:   25 años

 Caldera pirotubular en refinería:    30 años

  Camión Minero de 300 toneladas:  18000 horas

 Excavadora en Constructora:   10000 horas

  Avión comercial de pasajeros:  18000 horas

A mayor tamaño y complejidad de una empresa,  mas importante es el manejo eficiente de una política de renovación de maquinaria que permita la continuidad de sus procesos en un punto optimo de disponibilidad, costo de operación, calidad del producto y seguridad. No quiere decir esto que  en una empresa pequeña ( menos de 10 equipos ) no sea necesario tener en cuenta este concepto.

Para decidir  que un equipo llegó  al fin de su vida útil se deben considerar los siguientes aspectos:

Económico

Es un tema sensible; cuando el costo de reparar un equipo representa  un porcentaje importante  comparado con el de  un equipo nuevo o modelo reciente, se debe evaluar calculadora en mano la favoravilidad de hacer una u otra cosa. Determinar  el costo de una reparación general, con el equipo aun operando a sabiendas de que su parada es inminente, es una tarea sencilla y muy útil para tomar una decisión acertada. Se puede decir que un valor de reparación mayor del  50% , justifica la salida de servicio de una maquina. Asi mismo, las continuas paradas  de producción atribuibles al deterioro causado por el uso de un equipo, inciden de forma negativa en la eficiencia, aumentando los  costos de personal, horas extras, baja producción, etc.   afectando  notablemente las finanzas de una empresa.

Mecánico

Todos los componentes de una máquina tarde o temprano van a fallar, estos han sido diseñados para trabajar  una cantidad de horas específica y  aunque existen partes que sufren mas que otras según las condiciones particulares de cada labor, sitio, operario, exigencia, etc; la primera falla de un elemento principal no  debería ocurrir antes de trabajar  un 80% de las horas esperadas. Si esto aconteciera se podría hablar de una falla prematura que debería investigarse muy bien y determinar su causa. En esta instancia es posible hacer una reparación del componente para extender su fase operativa  hasta lograr que el equipo en su conjunto alcance la vida útil estimada.  El Mantenimiento Preventivo constituye  una herramienta poderosa para asegurar un desempeño eficiente que cumpla las expectativas en este aspecto.

Tecnológico

Los continuos avances tecnológicos permiten una mejora sustancial en eficiencia, consumo de energía, niveles de contaminación y seguridad;  al operar con maquinaria obsoleta se esta dando ventaja a la competencia que aunque igualmente esta gastando dinero en equipos nuevos, realmente esta haciendo una inversión y aumentando  sus niveles de producción con calidad y mejor desempeño. Es labor del Director de maquinaria o el Gerente de equipos, incluso, del dueño o administrador en empresas pequeñas, mantenerse actualizado respecto de los avances, mejoras, y facilidades que continuamente están introduciendo los fabricantes.

Seguridad

En la industria aeronáutica constituye el aspecto mas importante, esta íntimamente ligado al factor mecánico y tecnológico. En cualquier  tipo de empresa  debería ser considerado hoy como aspecto determinante a tener en cuenta para operar una maquina.

La justificación final de sacar de servicio un equipo implica un análisis conjunto de todos y cada uno de estos cuatro aspectos, probablemente no baste  con que se cumpla uno solo de ellos para tomar una decisión tajante, pero si llegaran a darse al menos tres ya se estaría en zona de alto riesgo. No existe un status que indique la importancia de alguno respecto al otro ( con excepción de la seguridad en la industria aeronautica), generalmente cada factor determinante va afectándose gradualmente y la supervisión continua es la única forma de hallar el punto limite operativo.

Importante tener en cuenta que un equipo que ha salido de servicio, tiene un valor comercial que puede significar un porcentaje apreciable del costo de uno nuevo;  estas máquinas aparentemente desechadas tienen un mercado importante para usos diferentes al industrial; en el caso de maquinaria pesada  como Tractores, Excavadoras, Volquetas; suelen utilizarse constantemente en labores de mantenimiento en granjas y zonas rurales donde su uso no es de alta exigencia y desempeñan una labor productiva aceptable por un buen periodo de tiempo adicional.

COMO EVITAR FALLAS IMPREVISTAS EN MAQUINARIA

Sin importar el tamaño de una empresa, siempre es una noticia desagradable para el Gerente o Jefe  de producción, el daño y consecuente salida de operación de un equipo productivo,  por alguna  falla grave  de sus componentes; parece que siempre ocurre cuando mas se esta requiriendo de ella.

Las grandes empresas en el campo de la Aviación, la Minería, el Petroleo, y en general aquellas donde el tiempo productivo de una máquina es crítico, tienen implementados programas estrictos de mantenimiento  que entre otras cosas predice en que momento, un componente de sus equipos requiere alguna intervención importante y de esta forma planean su reparación;  o disponen de un equipo similar que supla el que ha dejado de funcionar. Sin embargo ni aún así se puede garantizar una disponibilidad del 100%, existen fallas imprevistas por materiales defectuosos,  mano de obra mal ejecutada, problemas de logística, que perjudican la operación continua de un equipo.

En las empresas medianas y pequeñas,  con pocas excepciones, no existen sistemas de mantenimiento  sofisticados y es común que se produzcan con frecuencia paradas en los procesos  por fallas de los equipos claves,  causando efectos nefastos en los programas de producción, afectando  la rentabilidad y credibilidad de la organización.

Existen cuatro factores que inciden directamente en la ocurrencia de fallas imprevistas, estos son  :

Fin de la vida útil del equipo: Después de un cierto numero de horas de trabajo, una maquina comienza a presentar fallas que interfieren con su labor productiva, causan un aumento del costo de mantenimiento en mano de obra y repuestos y presentan riesgos para la seguridad de la operación; determinar el momento justo para sacarla de servicio es una labor de Gerencia que resulta  de  un análisis a fondo de  las variables involucradas. Todas las industrias tienen dentro de sus estándares una estimación de  la vida útil de los equipos; mientras  para una torre de enfriamiento de una refinería petrolera puede ser  30 años, para una Volqueta en la industria de construcción seria de 6,  este estimativo sirve como referencia pero finalmente la decisión depende de parámetros como el mantenimiento que ha recibido a lo largo de su vida y las condiciones de trabajo en que se ha desempeñado. Un indicio fuerte de que un equipo esta al limite de su vida util son las fallas de cierta gravedad que comienzan a hacerse continuas, afectando componentes principales ( motores, sistemas de transmision, estructuras, sistemas hidraulicos) . Siempre la primera opcion es reparar y continuar la operacion, sin embargo puede ser  el momento de hacer la evaluacion sobre la salida de servicio del equipo

Mantenimiento deficiente: No hay un factor que  afecte tanto el desempeño de un equipo  como la falta de mantenimiento ; por ejemplo:  el hecho de ampliar en horas la frecuencia para  el cambio de aceite al motor  puede a la postre reducir hasta en un 50% su vida útil; obviar por descuido o desidia el cambio de  un juego de correas en regular estado a un sistema de enfriamiento, puede desembocar en un recalentamiento del motor ocasionando una falla catastrófica. El hecho de tener un plan de mantenimiento preventivo  y ejecutarlo seriamente, contribuye enormemente a un buen desempeño mecánico que logre la funcionalidad plena a lo largo de su vida.

Mala operación : Sobrecargar un equipo buscando mayor rendimiento en la producción, dejar de hacer mantenimiento preventivo y correctivo buscando mas horas operativas,  operarios con poca o ninguna capacitación ni experiencia  que son menos costosos ; ocasionan daños prematuros y deterioro  rápido del equipo. Personal de producción capacitado y  responsable garantiza el exito de cualquier proceso.

Equipos no confiables: Definitivamente existe mucha diferencia entra marcas y fabricantes de maquinaria, si el objetivo es tener un trabajo a largo plazo con excelente desempeño y confiabilidad se tendrá que hacer una inversión en equipos de marca reconocida que garanticen  calidad, servicio postventa y disponibilidad de partes y mano de obra especializada.

Como se puede deducir, la duración y  desempeño de un equipo depende del cuidado que se le preste,  todos los factores son controlables  en un 99%  y  el propietario o gerente decide con que grado de compromiso asume este reto. Un adecuado programa de mantenimiento preventivo junto con la supervisión constante  de la operación que se ejecuta, aseguran la continuidad en la labor productiva de una manera eficiente..